Tugas Pokok Seorang Sekretaris
· Menurt Betty Hutchinson dan Carol Milano
Seorang sekretaris adalah seorang professional. Sebagai profesional, sekretaris diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
· Menurut Professional Secretaries International (PSI)
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa :
Ø Sekretaris membantu pimpinannya dalam mengurus segala persoalannya.
Ø Sekretaris harus memiliki rasa tanggung jawab, mandiri, berkompetensi, dapat dipercaya dalam membantu kelancaran kerja pimpinan.
Ø Sekretaris harus mampu menjalin kerjasama yang baik dan erat dengan atasannya.
Tugas – tugas pokok seorang sekretaris antara lain :
1. Membuat kearsipan.
2. Korespondensi.
3. Merencanakan dan melakukan rapat/pertemuan.
4. Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan.
5. Menerima telepon dan menelpon.
6. Mengatur jadwal kegiatan ( agenda ) pimpinan.
7. Mengelola kas kecil ( Petty Cash ).
8. Menangani rapat insidental.
9. Mengurus perjalanan dinas.
10. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja.
Berikut ini dua contoh tugas pokok seorang sekretaris yang akan diuraikan secara jelas, yaitu:
1. Membuat kearsipan.
2. Merencanakan dan melakukan rapat/pertemuan.
I. Membuat Kearsipan
Istilah Arsip diambil dari kata Archief dalam bahasa Belanda atau Archives dalam bahasa Inggris. Sebenarnya istilah tersebut berasal dari bahasa Yunani (Greek). Ada beberapa istilah dalam bahasa Yunani yang berkaitan dengan istilah arsip, yaitu:
· Archea, artinya catatan/dokumen mengenai pemerintahan.
· Archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu.
· Archeon/Archeion, artinya balai kota yang sama artinya dengan Archium dalam bahasa Latin.
Dalam bahasa Inggris dikenal istilah File yang berarti Berkas atau alat/tempat untuk menyimpan arsip yang berasal dari kata Felum (Latin) yang berarti benang atau tali. Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administasi Perkantoran Modern menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sedangkan warkat adalah (Record) adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
Dari keterangan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud arsip adalah kumplan warkat yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan dalam memmpunyai nilai guna yang disusun menurut sistem tertentu agar pada seet yang diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
Syarat-syarat Arsip, yaitu :
a. Merupakan kumpulan warkat.
b. Mempunyai nilai guna.
c. Disimpan menurut sistem tertentu.
d. Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
Fungsi-fungsi Arsip, yaitu :
a. Sebagai pusat informasi.
b. Sebagai sumber dokumentasi.
c. Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi.
Jenis-jenis Arsip, yaitu :
a. Ditinjau dari kepentingannya.
b. Ditinau dari fisiknya.
c. Ditinjau dari isinya.
d. Ditinjau dari pemiliknya.
e. Ditinjau dari fungsinya.
Tujuan Pengelolaan Arsip, antara lain:
a. Memelihara arsip dengan baik.
b. Menyimpan warkat dengan sistem yang tepat, sehingga mudah ditemukan kembali secara cepat dan tepat pula.
c. Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai.
d. Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya.
e. Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik.
Sistem Penyimpanan Arsip antara lain :
a. Sistem Abjad ( Alphabetical ).
b. Sistem Masalah ( Subject ).
c. Sistem Tanggal ( Chronologic ).
d. Sistem Wilayah ( Geographic ).
Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip yang dimulai dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan ( filling ) dan penemuan kembali ( finding ), penyelamatan arsip ( pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan ) dan penyusutan arsip ( pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan ).
Filing sistem adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Filing sistem ( penyimpanan/penataan arsip ), merupakan salah satu kegiatan pengurusan arsip yang tidak dapat dipisahkan dengan kegiatan penemuan kembali ( finding ).
Filling sistem mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Menghemat waktu.
2. Menghemat tenaga.
3. Menghemat tempat.
Ciri-ciri filling sistem yang baik, diantaranya adalah :
1. Tidak memakan tempat, letak ( lay out ) dibuat seefektif dan seefisien mungkin.
2. Sederhana dan praktis, mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-nelit.
3. Mudah dicapai, penyimpanan surat/warkat harus dapat dengan mudah diambil dan digapai.
4. Ekonomis, tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya, perlengkapan, tenaga, dan cara pengerjaan.
5. Cocok dan tepat guna, disesuaikan dengan tujuan/kepentingan.
6. Fleksibel, mudah dikembangkan apabila dan perluasan kerja dan mudah dilaksanakan.
7. Klasifikasi yang khusus, keanekaragaman arsip dapat menimbulkan kesulitan.
8. Aman, bebas kerusakan karena penyimpanan, karena terpelihara dari gangguan serangga rayap, air, debu, dan sebagainya.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan sistem filling/kearsipan yang akan dipergunakan adalah sebagai berikut:
1. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan tujuan, ruang lingkup, dan jenis lembaga/instansi/organisasi.
2. Menentukan klasifikasi yang paling tepat untuk sistem kearsipan yang akan dipergunakan.
3. Menentukan sifat warkat yang akan diarsipkan, permanen atau dapat dipindah- pindahkan, cepat dimusnahkan atau lama disimpan dan sebagainya.
4. Ruangan yang bagaimana yang diperlukan.
5. Pertimbangan anggaran biaya, yang terbaik adalah dengan biaya kecil dapat menyelenggarakan sistem kearsipan yang baik.
6. Penggunaan alat dan tenaga manusia yang seefektif dan seefisien mungkin.
7. Penentuan asas kearsipan yang akan dipakai, Sentralisasi atau Desentralisasi atau gabungan.
Dalam penyimpanan atau penataan arsip diperlukan tersedianya sarana sebagai berikut :
- Daftar klasifikasi.
- Kode arsip.
- Indeks.
- Tunjuk silang.
Peralatan dan perlengkapan penyimpanan meliputi :
1. Filling cabinet.
2. Guide.
3. Folder.
4. Rak sortir.
5. Kartu indeks.
6. Laci kartu indeks.
II. Merencanakan dan Melakukan Pertemuan
Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.
Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama.
Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformaluntuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu sering mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin ( berkala ), temporer ( sewaktu-waktu ). Rapat dapat berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat dilaksanakan dengan mengikuti prosedur rapat, syarat rapat, aturan rapat. Misal, rapat diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi. Sedangkan rapat yang bersifat non formal, misalnya penyelenggaraan rapat dilaksanakan di tempat-tempat yang santai ( sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah makan, dan lain-lain. Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu kegiatan baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif, sehingga tercapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat dikatakan berhasil apabila tujuan rapat ( yang telah ditentukan ) tercapai.
· Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ).
7. Dan lain-lain.
Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu bagaimana tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut.
· Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-Syaratnya
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda. Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.
a) Berdasarkan tujuan.
1. Rapat Penjelasan.
2. Rapat Pemecahan Masalah.
3. Rapat Perundingan.
b) Berdasarkan sifat.
1. Rapat formal.
2. Rapat informal.
3. Rapat terbuka.
4. Rapat tertutup.
c) Berdasarkan jangka waktu.
1. Rapat mingguan.
2. Rapat bulanan.
3. Rapat semester.
4. Rapat tahunan.
d) Berdasarkan frekuensi.
1. Rapat rutin.
2. Rapat insidental.
e) Berdasarkan nama.
1. Rapat kerja.
2. Rapat dinas.
3. Musyawarah kerja.
· Syarat-Syarat Rapat
Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik?
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
a) Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
b) Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
c) Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).
d) Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.
Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :
a) Persiapan rapat.
Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3. Penentuan tempat.
4. Akomodasi.
5. Konsumsi.
6. Media/peralatan.
b) Pelaksanaan rapat.
1. Suasana rapat berlangsung terbuka.
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3. Adanya kendali dari ketua rapat
4. Hindarkan debat kusir.
5. Bahasa harus komunikatif.
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
8. Adanya notulen.
9. Acara rapat.
10. Media rapat.
11. Waktu.
· Unsur-Unsur Rapat
Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya :
1. Tujuan rapat.
2. Masalah yang dirapatkan.
3. Pemimpin rapat.
4. Peserta rapat.
5. Media rapat.
6. Notulis atau sekretaris.
· Prosedur Rapat
Istilah prosedur rapar dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan kegiatan dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan umum yang berlaku dalam rapat.
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :
1. Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
2. Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
3. Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
4. Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.
5. Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.
Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur rapat atau pertemuan terdiri atas empat unsur, yaitu :
1. Prapersiapan,
2. Persiapan,
3. Pelaksanaan,
4. Penggandaan dan pendistribusian.
Selain keempat unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur rapat, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah tercapainya suatu keputusan atau adanya pemecahan masalah, maka saluran yang dipergunakan ialah media lisan, kearah peserta yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan penyajian/presentasi formal dengan jumlah peserta rapat yang besar seperti konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi untuk analis keamanan, dan fungsi-fungsi upacara, pada umumnya diadakan di auditorium. Untuk memperbesar objek dalam presentasi ini seringkali digunakan alat bantu audiovisual seperti film, audio rekaman, dan slide show.
· Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi.
Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan etika rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.
Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut :
1. Persepsi.
2. Ketepatan.
3. Kredibilitas.
4. Pengerndalian.
5. Kecocokan/keserasian.
Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain :
1. Pesyaratan komunikasi yang efektif.
2. Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.
3. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.
4. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
5. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi.
Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain :
1. Pakaian.
2. Pandangan mata.
3. Mimik wajah.
4. Sikap badan.
5. Suara.
6. Tulisan.
· Teknik Membuka Dan Menutup Rapat
Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
2. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat.
3. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
4. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.
5. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.
6. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :
a) Penggunaan data.
b) Anekdot.
c) Membuat pertanyaan.
d) Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa.
e) Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.
Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan.
2. Kalimat penutup.
